Whistleblower-policy

Fastställd av RFSL:s kongress 18-20/10 2019. Policyn gäller på både förbundsnivå och avdelningsnivå.

Introduktion

RFSL har en hög standard av öppenhet, ärlighet och ansvar. Vi värnar om och är stolta över vårt anseende och en välfungerande verksamhet. Vi förväntar oss att medlemmar, förtroendevalda, medarbetare, samarbetspartners och andra som berörs av vår verksamhet påtalar eventuella farhågor om allvarliga brister i verksamheten och sådant som kan skada RFSL.

Den här policyn har som syfte att underlätta rapportering som kan leda till att RFSL upptäcker och kan åtgärda eventuella oegentligheter i verksamheten – och är i förlängningen en del i vår kvalitetssäkring.

Policyn kompletterar viktiga styrdokument som RFSL:s antikorruptionspolicy och innehåller riktlinjer som gäller såväl förbundets, avdelningars och avdelningars verksamheters personal som medlemmar, samarbetspartners och andra intressenter.

1. Vad är visselblåsning?

De aktiva i en verksamhet, och i synnerhet enskilda medarbetare som arbetar i verksamheten dagligen, är ofta de första att veta när något är allvarligt fel. En kultur av att blunda för allvarliga fel innebär att ingen slår larm och att ansvariga inte får chansen att agera innan verklig skada är skedd. Whistleblowing kan därför beskrivas som att kalla på ledningens uppmärksamhet kring potentiella allvarliga missförhållanden i verksamheten. En person som utför whistleblowing kallas i policyn för visslare. En visslare behöver inte kunna bevisa de fel eller missförhållanden som den rapporterar om, men den behöver kunna uppvisa skäl till sin oro och god tro.

Ett whistleblowing-ärende får inte blandas ihop med generella missnöjen som kan uppstå mellan personal och arbetsgivare, mellan medlemmar eller mellan personal. Det ersätter ej heller eventuella andra kontakter med, eller anmälningar till, instanser såsom myndigheter eller sjukvård. Om ett whistleblowing-ärende avfärdas som något annat än ett whistleblowing-ärende ska personen som har rapporterat missförhållandet informeras om det och ges möjlighet att vända sig till en annan instans i förbundet. Missförhållandet kan ändå komma att åtgärdas, men då inte som ett whistleblowing-ärende.

2. Vad menas med missförhållande?

Missförhållanden enligt denna policy involverar olagligt eller otillåtet beteende och kan exempelvis omfatta följande:

  • Olagligt agerande.
  • Brott mot RFSL:s uppförandekod.
  • Agerande som strider mot RFSL:s fastställda policys och riktlinjer eller skadlig underlåtenhet att genomföra dessa styrdokument.
  • Oprofessionellt beteende som skadar RFSL.
  • Felaktig redovisning eller revisionspraxis.
  • Agerande som kan orsaka skada på person eller egendom.
  • Allvarligt missbruk av makt eller förtroendeställning.
  • Diskriminering, sexuella trakasserier och andra former av trakasserier.
  •  Jävig hantering av intressekonflikter.
  • Mutor.
  • Utpressning.

3. Så här anmäler jag ett ärende

Oavsett hur mycket eller lite du vet om ett ärende kan du alltid höra av dig om du är orolig för att något inte står rätt till. Den person du pratar med kommer att behöva ställa frågor för att kunna få en helhetsbild av situationen.

Utöver de kontaktvägar som anges nedan finns våra förtroendevalda och auktoriserade revisorer, som har till uppgift att granska verksamheten och säkerställa att allt går rätt till. Revisorer finns både på avdelningsnivå och förbundsnivå.

För att rapportera med hänvisning till denna policy, använd ett av följande alternativ:

För medlemmar och förtroendevalda:
1. Rapportera misstänkt eller faktiskt fall till närmaste styrelse eller styrelseordförande så nära händelsen i tid som möjligt.

2. Om du är obekväm med att kontakta din närmaste styrelse eller styrelseordförande, eller av annan anledning (t.ex. att missförhållandet involverar dem) inte vill rapportera dit, så rapporterar du till förbundets avdelningsansvariga eller någon av cheferna på förbundskansliet.

För personal i avdelning:
1. Rapportera misstänkt eller faktiskt fall till närmaste chef eller personalansvarig i den lokala styrelsen så nära händelsen i tid som möjligt.

2. Om du är obekväm med att kontakta din närmaste chef eller personalansvarig i styrelsen, eller av annan anledning inte vill rapportera dit, så rapporterar du till förbundets avdelningsansvariga eller någon av cheferna på förbundskansliet.

Notera att förbundet i första hand kommer att stötta avdelningen i att klara av situationen. Det kan komma att innebära att förbundet tar styrelsens part i en konflikt mellan arbetsgivare och arbetstagare. Om du är osäker kring om förbundet kan tillhandahålla det stöd du behöver rekommenderar vi dig att du vänder dig till din fackorganisation eller liknande organisation för vägledning.

För personal vid förbundskansli:
1. Rapportera misstänkt eller faktiskt fall till närmaste chef så nära händelsen i tid som möjligt.

2. Om du är obekväm med att kontakta din närmaste chef, eller av annan anledning inte vill rapportera dit, så rapporterar du till verksamhetschefen eller till förbundsordförande.

För externa samarbetspartners:
1. Rapportera misstänkt eller faktiskt fall till din kontaktperson så nära händelsen i tid som möjligt.

2. Om du är obekväm med att kontakta din kontaktperson , eller av annan anledning inte vill rapportera dit, så rapporterar du till verksamhetschefen eller till förbundsordförande.

4. Skydd för visselblåsare

Den som gör ett avslöjande eller tar upp ett problem enligt denna policy förväntas:

– Lämna informationen i god tro för RFSL:s bästa.
– Anse att det finns god grund för att farhågorna är sanna.
– Inte ha ett dolt uppsåt eller göra falska anklagelser.
– Inte söka någon personlig eller ekonomisk vinning.

Förutsatt ovan är en visslare en viktig tillgång för RFSL och alla RFSL:s intressenter och ska skyddas med de resurser organisationen har till buds.

Såväl repressalier mot en visselblåsare, som visselblåsning på medvetet falska grunder, ska få konsekvenser. Det hanteras i så fall av kansliledning eller förbundsstyrelse.

Anonymitet
Du har rätt att rapportera anonymt eller att rapportera i eget namn. Personen som hanterar anmälan är skyldig att upplysa om rätten att vara anonym

Du behöver vara inställd på att svara på följdfrågor från den som tar emot visselblåsningen, för att den ska kunna få en bild av vad som har hänt. Kontaktuppgifter uppskattas därför. Men om du vill vara anonym inför andra i organisationen, och i hantering och rapport är det givetvis möjligt.

5. Så här hanteras ärendet

Första bedömning
RFSL kommer att agera på farhågor som rapporteras enligt denna policy. För att värna de inblandade individerna och de som misstänks för påstådda förseelser, kommer en inledande undersökning göras under sekretess för att avgöra om en större utredning är lämplig och i så fall vilken form den ska ta.

Om det krävs omedelbara åtgärder för att stoppa eventuella oegentligheter och minimera skadan för RFSL eller utsatta individer så kommer de att vidtas innan någon utredning genomförts.

Om en avdelning behöver stöd i att upprätta en sådan process eller önskar att förbundet utför processen så ber avdelningen om det i samband med att ärendet rapporteras in.

Information om processen
Senast en vecka efter att ett whistleblowing-ärende uppmärksammats ska visslaren informeras om hur dennes ärende behandlas. Om ingen återkoppling sker bör visslaren kontakta verksamhetschef, förbundsordförande eller/och förbundets lekmannarevisorer och fråga.

Utredning och beslut om åtgärd
Om frågan behöver utredas närmare kommer den person som mottagit visselblåsningen, eller annan person som sett till sekretess och kompetens är lämpad, att göra en större utredning och sammanställa en rapport.

Rapporten ska innehålla generella beskrivningar av de missförhållanden som befaras ha skett eller föreligger, såvida inte det riskerar att röja identiteten på visselblåsare som önskar vara anonym eller personer som inte har agerat olämpligt.

Utredande part ska sträva efter att i så hög grad som möjligt utreda missförhållandet opartiskt, men samtidigt sträva efter att agera ombud för visslaren.

Utredningen avslutas med förslag på åtgärder.

Den som utreder och beslutar om åtgärd kan inte göra det helt själv. Dialog behöver föras med kollega eller chef/uppdragsgivare. Det gäller såväl medlemmar och anställda som förtroendevalda som hanterar ett visselblåsarärende.

Vidare information om hur utredning kan gå till, hur rapport kan se ut och hur ärenden kan hanteras, finns i bilaga till policyn.

Överklagan
Om du efter en utredning av ditt whistleblowing-ärende, som utförts i god tro av ansvarig person i organisationen, inte är nöjd med utredningens utfall vänder du dig till förbundsordförande, verksamhetschef eller förbundets lekmannarevisorer.

Om du inte är nöjd med behandlingen av ditt whistleblowing-ärende efter att förbundets lekmannarevisorer varit inkopplade kan du vända dig till lämplig myndighet.

6. Ansvar för denna policy

Verksamhetschefen på förbundskansliet och förbundsstyrelsen ansvarar för att informera om denna policy och ska se till att den efterlevs och revideras vid behov.