Whistle Blower Policy

Fastställd 2015-02-17

Introduktion

RFSL har en hög standard av öppenhet, ärlighet och ansvar. Vi värnar om och är stolta över vårt anseende och en välfungerande verksamhet. Vi förväntar oss att medarbetare, förtroendevalda, ideellt aktiva, samarbetspartners och andra som berörs av vår verksamhet påtalar eventuella farhågor om allvarliga brister i verksamheten och sådant som kan skada RFSL. Den här policyn har som syfte att underlätta rapportering som kan leda till att RFSL upptäcker och kan åtgärda eventuella oegentligheter i verksamheten – och är i förlängningen en del i vår kvalitetssäkring. Policyn kompletterar viktiga styrdokument såsom RFSLs antikorruptionspolicy och innehåller framför allt riktlinjer som gäller förbundets personal men kan också åberopas av andra intressenter.

RFSLs personal förväntas följa policyn, men personer verksamma inom exempelvis RFSLs avdelningar och olika samarbetsprojekt kan använda samma mekanismer för att rapportera oegentligheter.

1. Vad är whistleblowing?

De aktiva i en verksamhet, och i synnerhet enskilda medarbetare som arbetar i verksamheten dagligdags, är ofta de första att veta när något är allvarligt fel. En kultur av att blunda för allvarliga fel innebär att ingen slår larm och att ansvariga inte får chansen att agera innan verklig skada är skedd. Whistleblowing kan därför beskrivas som att kalla på ledningens uppmärksamhet kring potentiella allvarliga missförhållanden i verksamheten.

2. Vad menas med missförhållanden?

Missförhållanden enligt denna policy involverar olagligt eller otillåtet beteende och kan exempelvis omfatta följande:

  • Olagligt agerande
  • Brott mot RFSL:s uppförandekod
  • Agerande som strider mot RFSLs fastställda policys och riktlinjer eller skadlig underlåtenhet att genomföra dessa styrdokument
  • Oprofessionellt beteende som skadar RFSL
  • Felaktig redovisning eller revisionspraxis
  • Agerande som kan orsaka skada på person eller egendom
  • Allvarligt missbruk av makt eller förtroendeställning
  • Diskriminering och trakasserier
  • Jävig hantering av intressekonflikter

3. Skydd för en Whistle Blower

Den som gör ett avslöjande eller tar upp ett problem enligt denna policy förväntas:

  • Lämna informationen i god tro för RFSLs bästa
  • Anse att det finns god grund för att farhågorna är sanna
  • Inte ha ett dolt uppsåt heller göra falska anklagelser
  • Inte söka någon personlig eller ekonomisk vinning

Förutsatt ovan är en Whistle Blower en viktig tillgång för RFSL och alla RFSLs intressenter och ska skyddas med de resurser organisationen har till buds. Repressalier gentemot en Whistle Blower tolereras inte och detta ska garanteras av förbundskansliets ledning och förbundsstyrelsen. En eventuell rapport som görs med ont uppsåt eller på medvetet falska grunder kan däremot leda till disciplinära åtgärder.

4. Vem ska du kontakta?

För att rapportera med hänvisning till denna policy, använd ett av följande alternativ:

  • Kontakta närmsta chef på förbundskansliet eller den chef rapporterande person finner lämpligt
  • E-post till RFSLs förbundsordförande eller verksamhetschef

Om en rapport gäller både verksamhetschef och förbundsordförande kan föreningens revisorer kontaktas direkt. Det går bra att lämna rapporter anonymt, men kontaktuppgifter till den rapporterande personen uppskattas och underlättar utredning.

5. Hur RFSL kommer att svara

RFSL kommer att agera på farhågor som rapporteras enligt denna policy. För att värna de inblandade individerna och de som misstänks för påstådda förseelser, kommer en inledande undersökning göras under sekretess för att avgöra om en större utredning är lämplig och i så fall vilken form det ska ta. Om det krävs omedelbara åtgärder för att stoppa eventuella oegentligheter och minimera skadan för RFSL så kommer de att vidtas innan någon utredning genomförts. Förbundskansliets ledning eller förbundsstyrelsen kan exempelvis initiera en internrevision, hänvisa frågan till auktoriserad revisor, vidta disciplinära åtgärder och/eller hänskjuta frågan till brottsbekämpande myndigheter. Den lokala fackklubbens ordförande ska hållas informerad (om ordföranden ej är personligt iblandad i ärendet då skyddsombuden istället ska vidtalas om möjligt). Den övergripande principen som RFSL kommer att arbeta utifrån är ytterst föreningens och dess medlemmars intressen.

6. Rekommenderad struktur i en Whistle Blower rapport

  • Vad har hänt? Var har det hänt? Var så detaljerad som möjligt. När har det hänt?
  • Vem var inblandad?
  • Förväntas det hända igen och i så fall när och var?
  • Vilka andra personer kan ha kunskap om det ovan nämnda eller kan ha tillgång till relevant information?
  • Finns det någon dokumentation eller annat som kan tjäna som bevis? Om så, var vänlig och inkludera denna information.
  • Finns det någon annan information som kan vara relevant eller användbar för utredningen eller på annat sätt?

7. Ansvar för denna policy

Verksamhetschefen ansvarar för att informera om denna policy och ska se till att den efterlevs och revideras vid behov. I det fall verksamhetschefen är föremål för en Whistle Blower rapport tar i första hand förbundsordföranden istället över detta ansvar.

Ladda ner Whistle Blower Policyn som pdf