Gemensamma regler för användning av sociala medier

1. Om styrdokumentet

1.1. Beslutad

Gemensamma regler för användning av sociala medier fastställdes av RFSL:s kongress den 11-13 maj 2018.

1.2 Tidigare styrdokument

Dessa regler ersätter den policy för sociala medier som beslutades av RFSL:s kongress 2016.

1.3 Överordnade styrdokument

Stadgar för RFSL.

1.4 Syfte med styrdokumentet

De gemensamma reglerna för användning av sociala medier beskriver RFSL:s ansvar, arbetssätt och uttryckssätt i arbetet med sociala medier.

1.5 Berörda organisationer och personer

De gemensamma reglerna för användning av sociala medier gäller för riks-organisationen, avdelningarna och avdelningarnas externa verksamheter. De gäller inte förtroendevaldas, aktivisters eller anställdas privata användning av sociala medier. För förtroendevalda gäller Gemensamma regler för förtroendevalda inom RFSL.

1.6 Delegationer i styrdokumentet

I de gemensamma reglerna delegeras (avsnitt 2.3) till förbundsstyrelsen att besluta om riktlinjer för hur personuppgifter ska hanteras.

2. Bestämmelser

2.1 Bakgrund

Internet skapar många möjligheter för att nå ut med vårt budskap och interagera med våra medlemmar och vår omvärld. Sociala medier är samlingsnamnet för webbplatser och mobila appar där människor kan interagera i sociala nätverk och bidra med användargenererat innehåll. Exempel på sociala medier är bloggar, Facebook, Twitter, Instagram, Youtube och Snapchat.

Sociala medier ger RFSL som organisation många möjligheter men de medför också risker. Såväl förtroendevalda och aktivister som anställda, liksom RFSL i sig, bör vid all användning av sociala medier beakta att RFSL är en organisation som ständigt utsätts för granskning både av seriösa aktörer och av homofoba, transfoba och rasistiska personer och organisationer. Det är därför viktigt att tänka igenom uttryckssätt och sammanhang. I detta kan de gemensamma reglerna vara till hjälp även för de som inte omfattas av dem.
 
RFSL:s arbete med sociala medier utgår från förbundets ändamålsbeskrivning och ska bidra till ett samhälle präglat av mångfald, öppenhet och respekt för människors olikheter, där alla, oavsett sexuell läggning eller könsidentitet och oavsett hur de väljer att uttrycka denna läggning eller identitet, ska ha lika rättigheter och skyldigheter, lika värde samt lika möjligheter att leva och verka.
Vid all användning av sociala medier ska vi uppträda korrekt mot alla och respektera personers integritet, oavsett exempelvis kön, könsidentitet, könsuttryck, sexuell läggning, ålder, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, politisk åskådning, hälsa, hiv-status, socioekonomisk bakgrund och funktionsförmåga. Det är aldrig acceptabelt att framföra till exempel rasistiska åsikter eller skämt, eller sådant som ger intryck av att RFSL inte respekterar andras könsidentitet/er eller sexuella läggning. Självklart använder vi till exempel det/de pronomen och namn som människor uppger att de använder.

2.2 Vårt ansvar

Vid arbetet med sociala medier finns det ett antal lagar som vi behöver följa.

Vi måste ha rätt att hantera personuppgifter
Enligt dataskyddsförordningen (GDPR) behövs det en rättslig grund för att hantera personuppgifter. Med rättslig grund menas att:
– det ska finnas ett samtycke från den personuppgifterna gäller,
– det finns en skyldighet enligt lag att hantera personuppgifterna,
– en behöver hantera personuppgifterna på grund av att en har ett avtal med den personuppgifterna gäller,
– en behöver hantera personuppgifter för att skydda den registrerades eller någon annan persons liv exempelvis i samband med livsavgörande vård och andra situationer där den registrerade inte kan ge sitt samtycke,
– hanteringen av personuppgifter är nödvändig i samband med myndighetsutövning eller vid när en utför en uppgift av allmänt intresse som regleras i lag eller liknande, eller
– hanteringen av personuppgifter är nödvändig och är viktigare än den registrerade personens intresse av skydd för sina personuppgifter, en så kallad intresseavvägning.

Vad gäller publicering av personuppgifter i sociala media handlar den rättsliga grunden i de flesta fall om att det ska finnas samtycke eller om att det görs en intresseavvägning där publiceringen av personuppgifter är viktigare än den enskildes intresse av skydd för den personliga integriteten.
 
Extra försiktighet gällande personer under 13 år
Enligt lagen med kompletterande bestämmelser till EU:s dataskyddsförordning behöver den person som har föräldraansvar ge samtycke till behandling av personuppgifter för personer under 13 år i samband med att personuppgifter hanteras om vi erbjuder tillgång till egna sociala media som exempelvis diskussionsforum eller medlemssidor.
 
Håll uppsikt över kommentarer som görs i sociala media 

Vi har en skyldighet att hålla uppsikt över de kommentarer som andra gör i våra sociala mediekanaler så att vi kan upptäcka och ta bort personuppgifter som någon publicerar om andra och där det inte finns medgivande eller där publiceringen inte är viktigare än den enskildes intresse av skydd för den personliga integriteten. Om vi inte tar bort personuppgifter som inte får publiceras kan vi bli skadeståndsskyldiga.
 
Informera om vem som är ansvarig
Enligt lagen om ansvar för elektroniska anslagstavlor (BBS-lagen) måste vi informera om vem som ansvarar för en viss kanal, exempelvis en sida på Facebook. Vi måste också informera om hur publik kanalen är, i vilken utsträckning andra kan se det som postas där. Ett exempel kan vara: ”Ansvarig för sidan: RFSL. Allt innehåll på sidan kan ses av alla men endast sidans medlemmar kan göra inlägg. Medlemskap måste godkännas av den sidansvarige.”
 
Ta bort inlägg som kan vara kränkande
BBS-lagen ger oss, liksom GDPR, en skyldighet att hålla uppsikt över våra sociala mediekanaler. Vi är också skyldiga att ta bort inlägg som kan vara kränkande, innehåller uppvigling, hets mot folkgrupp, barnpornografi, olaga våldsskildring eller intrång i upphovsrätten. Om vi inte gör det kan den person som är ansvarig dömas till böter eller fängelse.
 
Vad som kan vara kränkande måste bedömas från fall till fall. Här finns det inte någon tydlig beskrivning i lagen. Om en uppgift är kränkande i lagens mening beror också på syftet med publiceringen. På Datainspektionens sida kränkt.se finns vanliga frågor och svar som kan vara till hjälp för att bedöma om ett inlägg bör tas bort eller inte.

Informera om så kallade kakor
För webbplatser, bloggar och andra sociala medier där vi själva ansvarar för den tekniska plattformen måste vi också följa lagen om elektronisk kommunikation (LEK). Det innebär att vi måste informera användarna om att vi använder så kallade kakor, dvs. små textfiler som sparas på användarnas dator. Användarna måste också ge sitt samtycke till att vi sparar kakor på dennes dator. Informationen om kakor måste innehålla kakans namn, vad den används för och hur länge den sparas på användarens dator.

2.3 Vårt arbetssätt

Arbetet med en social mediekanal kan indelas i en inledande fas av förberedelser och en aktiv fas med det löpande arbetet med kanalen.

I den inledande fasen behöver vi tänka igenom och besluta vad som är vårt mål och syfte med den specifika kanalen. Vi behöver också utse ansvariga och ta fram den information som måste finnas om kanalen utifrån de krav som finns i lagstiftningen. Informationen ska publiceras i kanalen och innehålla:

– Vem som ansvarar juridiskt och praktiskt för kanalen. (Förbundet, en avdelning, ett projekt, en aktivistgrupp etc. Om det är ett projekt, en aktivistgrupp eller liknande måste även förbund eller avdelning anges.)
– Vad som är syftet med kanalen.
– I vilken utsträckning inlägg blir tillgängliga för andra.
– Vad som inte får publiceras.
– Vad som händer om man bryter mot reglerna.

I arbetet med sociala meder är det viktigt att engagera människor. För att göra det behövs regelbundna uppdateringar och ett personligt och lättbegripligt uttryckssätt. RFSL ska inte ha några övergivna kanaler. Kanaler som vi inte längre arbetar aktivt med ska stängas.

För att göra det lättare att hitta våra olika inlägg och koppla dem till ett sammanhang är det viktigt att använda relevanta hashtags som exempelvis #hbtqpol, #pride eller #hiv.
 
För att behålla en trygg miljö och främja en hög positiv aktivitet i våra sociala mediekanaler svarar vi inte på uppenbara trollningar.
 
För att hålla uppe användarnas engagemang, bevara den trygga miljön och säkerställa att vi följer det lagar som finns måste vi hålla uppsikt över våra sociala mediekanaler. Vi arbetar för att upptäcka och ta bort kränkande personuppgifter och annat kränkande innehåll.

Vi är medvetna om att personlig integritet och anonymitet är viktigt, och till och med livsnödvändigt, för många hbtq-personer och vi iakttar därför alltid yttersta försiktighet i vad vi publicerar så att individer i inlägget i inlägget inte kan identifieras om de inte gett sitt samtycke till det. Vi kontrollerar även inläggets lämplighet med individerna.

Förbundsstyrelsen ska besluta om riktlinjer för hur personuppgifter ska hanteras. Dessa riktlinjer ska följas av alla som omfattas av de gemensamma reglerna.

Vi ska inte lämna några direkta frågor obesvarade men vi ska undvika att svara om vi inte är säkra, då är det bättre att be om att få återkomma. Alla pressförfrågningar ska hänvisas direkt till rätt person och de ska inte bevaras via våra sociala mediekanaler.

2.4 Vårt uttryckssätt

RFSL:s sociala mediekanaler ska, utifrån kanalens förutsättningar, erbjuda en trygg miljö på internet för hbtq-personer. Ingen ska behöva känna sig kränkt eller ifrågasatt på grund av vem de är och allas rätt till självidentifiering ska respekteras. Det innebär att vi använder det pronomen och namn som människor uppger att de använder och att vi inte tillåter att någon outar någon annan.

I våra sociala medier använder vi ett enkelt och lättbegripligt språk och vi är tydliga med vad som är våra privata kanaler och åsikter och vilka kanaler som tillhör RFSL.

Våra inlägg i sociala meder ska utgå från RFSL:s värdegrund så som den uttrycks i våra stadgar och vårt principprogram. Vi är inte rädda för att ta ställning och drar oss inte för att framföra även hård kritik vid de tillfällen det är befogat. Däremot tar vi aldrig partipolitisk eller religiös ställning. Detta innebär dock inte att vi avhåller oss från att kritisera partier, eller politiska och religiösa företrädare, för homofoba, transfoba eller rasistiska åsikter.