Medlemsregistret och dina personuppgifter

MedlemRFSL

I personuppgiftslagen (PUL) och kommande dataskyddsförordningen (GDPR) finns regler om hur och när en får behandla personuppgifter. Som medlem i RFSL och RFSL Ungdom hanteras dina personuppgifter i RFSLs medlemsregister i enlighet med PUL. Förberedande och implementerande arbete för nya EU-regler 2018 pågår och som en del i det arbetet är samtlig information justerad från den 30/11 2017 med syfte att tillgodose såväl PUL som GDPR. RFSL har under 2016 bytt medlemsregister för att numera nyttja molntjänst via KomMed, ett byte som skett för att RFSL ska kunna möta högt ställda krav från medlemmar, revisorer, bidragsgivare och våra avdelningar.

 

Vilka personuppgifter registreras?
Namn, adress, telefon, mobil, e-post, personnummer eller födelsedatum, ev könsidentitet, avdelningstillhörighet och betalning av medlemsavgift. Information om förtroendeuppdrag och genomförda utbildningar finns i vissa fall, likaså information om givna gåvor i de fall du är Regnbågshjälte eller gett gåvor till RFSL via swish, extra inbetalning eller sms. Om du som medlem väljer att avsluta ditt medlemskap rensas dina personuppgifter bort men medlemsnummer, postnummer/postort och avdelning sparas för statistisk och ekonomisk redovisning.

Syfte
Uppgifter från medlemsregistret används endast inom ramen för RFSLs verksamhet på lokal och nationell nivå, till RFSL Insamlingsstiftelsen samt via av RFSL anlitade aktörer för distribution av information. Exempelvis till: medlemsbrev, årsmöteskallelser, medlemstidningar, sändlistor för e-post och SMS. RFSL lämnar inte inte vidare uppgifter från medlemsregistret till tredje part.

Den som anser att RFSL inte har vidtagit begärda åtgärder med sina personuppgifter har rätt att lämna in ett klagomål hos Datainspektionen som är tillsynsmyndighet.

Att du lämnar efterfrågade personuppgifter till RFSL är ett krav för att du ska beviljas, eller tillåtas förlänga medlemskap i, RFSL. Den som inte lämnar efterfrågade personuppgifter löper risken att ansökan om, eller förlängning av, medlemskap inte kan beviljas.

Uppdaterat medlemsregister
Medlemmar i RFSL (ej RFSL Ungdom) får årligen sina adressuppgifter uppdaterade via SPAR, Statens personadressregister. Årligen gör RFSL och våra avdelningar tusentals utskick till inaktuella adresser, vilket innebär onödiga kostnader, ett stort merarbete och att du som medlem inte får den information du önskar. Självklart kommer du som valt att inte få post skickad till dig ej få det även om din adress är uppdaterad.

För att så många som möjligt ska känna sig trygga i och få en korrekt och god service av medlemsregistret kommer RFSL inte ändra eller uppdatera förnamn via SPAR. Uppgifter som däremot kommer uppdateras via SPAR är adress och efternamn. Uppdateringen av förnamn är en central fråga då många av RFSL:s medlemmar inte använder det förnamn som finns registrerat i folkbokföringen och det är för RFSL centralt att våra medlemmar tilltalas på önskat sätt, är det. Blir något fel vid kommande utskick önskar vi att du kontaktar oss så att vi kan åtgärda detta.

Vem har åtkomst till medlemsregistret?
Personer med ansvar för medelshantering på nationell nivå administrerar medlemsregistret på
nationell nivå, medlemsansvarig på avdelningsnivå har ett begränsat ansvar att administrera medlemsregister i aktuell avdelning. Samtliga administratörer som har tillgång till medlemsregistret har skrivit på sekretessavtal och får inte lämna vidare information om medlemsregistrets innehåll. Åtkomsten är strikt begränsad till det område som ansvaret gäller för.

Dina rättigheter

Du har rätt att hos RFSL begära tillgång till och rättelse eller radering av dina personuppgifter. Det finns vidare möjlighet till begränsning av behandling (markering av lagrade personuppgifter med syftet att begränsa behandlingen av dessa i framtiden) för dina personuppgifter och att invända mot behandling.

Du har rätt att få ut de personuppgifter som rör dig och som du har tillhandahållit RFSL i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format. Du har rätt att få dina personuppgifter överförda till en annan personuppgiftsansvarig.

 

 

Kontakta oss om du har frågor

Personuppgiftsansvarig är RFSL. Företrädare i personuppgiftsfrågor hos RFSL är verksamhetschef Alexander Clemenson. Dataskyddsombud hos RFSL kommer eventuellt utses under våren 2018, detta kommer då presenteras här.

Vill du veta vilka personuppgifter vi har sparade på dig som medlem kan du kontakta medlemskap@rfsl.se. Vill du avsluta ditt medlemskap och att vi tar bort dina personuppgifter ur vårt medlemssystem så kontaktar du medlemskap@rfsl.se. Är några uppgifter ofullständiga, missvisande eller felaktiga ändrar vi dem gärna åt dig, kontakta oss så hjälper vi dig!