|
Konferensregler RFSL
Nord Följande regler gäller för dig
som ska åka på konferens som representant för RFSL Nord: 1.
Styrelsen, och i vissa fall presidiet, avgör vem som får åka. Om fler
personer har anmält intresse än det finns platser kan ibland reserver utses,
som i så fall får vara beredda på att åka med kort varsel. 2.
Tänk på att du representerar RFSL Nord på konferensen och ger ett gott
intryck av föreningen. 3.
Följ det tidschema som gäller. Enda anledningen att inte göra det är vid
sjukdom och då måste konferensledningen omgående informeras. 4.
Om du blir sjuk innan avresa är det ditt ansvar att se till att dina
biljetter avbokas. Om de inte hinner avbokas eller avbokas för sent blir du
personligt betalningsskyldig. Om sjukintyg krävs är det ditt ansvar att ordna
med det snarast möjligt och det är också du själv som står för eventuella
kostnader för detta. 5.
Föreningen står normalt sett för resa, anslutning och boende och i vissa fall
traktamente. 6.
Resan bokas av ansvarig i föreningens styrelse alternativt av kanslipersonal.
I vissa fall kan ansvarig person delegera till dig själv att boka resan.
Flygresor sker normalt med SAS, där vi har kundnummer. Även anslutningsresor bokas i förväg. Detaljerade regler för
resor finns i dokumentet Ekonomi- och verksamhetsdirektiv. 7.
Traktamente kan i vissa fall erhållas, för att täcka omkostnader för mat och
småutgifter. Det måste i så fall ansökas om innan avresa. Regler för
traktamente finns i dokumentet Ekonomi- och
verksamhetsdirektiv. 8.
Eventuella utgifter måste redovisas senast en månad efter att konferensen har
ägt rum för att du ska få ersättning. 9.
Tänk på att huvudsyftet med konferensen är att du ska ta till dig information
och lära känna andra personer. Ofta ingår festligheter på kvällarna, men det
är ditt eget ansvar att se till att du hanterar det på så sätt att du kommer
i tid till konferensen nästa dag och att du passar de förbeställda
transporterna. Bruka därför alkohol med måtta. Även vid umgänget med andra på
kvällarna är du en representant för föreningen! 10.
Efter konferensen måste du fylla i en konferensrapport
enligt mall på hemsidan. 11.
Reseräkningar finns på föreningskansliet. Där kan du fylla i såväl utlägg för
resa som övriga utgifter och traktamente. Det går också bra att göra en egen
räkning om du skriver tydligt och noga anger vad som avses och vart pengarna
ska betalas. 12.
Det uppskattas om du efter konferensen också skriver en kortare rapport till
föreningstidningen Paltbladet. Ett av syftena med att skicka folk på
konferenser är att den person som åker ska kunna vidareförmedla ny kunskap
och information till andra medlemmar. För därför gärna anteckningar på
konferensen så att du minns vad som har sagts. 13.
Om du reser med någon annan person från föreningen och du tycker att den
personen missköter sig bör du försöka tala med denne. Om detta inte hjälper
bör du informera styrelsen. |