|
Ekonomi- och verksamhetsdirektiv för RFSL Nord Senast reviderade i samband med styrelsemöte 2005-11-20 Firmatecknare Föreningens konton tecknas av presidiet, varav minst två
personer i förening. Undantag från ovanstående ska beslutas enhälligt av föreningens
styrelse. Föreningen ska innan firmatecknare väljs begära utdrag från
kronofogdemyndigheten, för styrelsen att ta del av. Fullmakter Styrelsen eller dess presidium kan lämna fullmakt för att
delegera vissa uppdrag, som exempelvis post- och pakethämtning.
Majoritetsbeslut krävs. Presidiet Presidiet utgörs av ordförande, vice ordförande, kassör och
sekreterare. Presidiet har möjlighet att fatta löpande ekonomiska beslut.
Majoritetsbeslut gäller om beloppet överstiger 1.000 kr. Ekonomiskt ansvar Styrelsen i sin helhet är ansvarig för föreningens ekonomi, även
om ett särskilt ansvar åligger ordförande och kassör. Attestering Alla räkningar ska attesteras innan utbetalning sker. Ordinarie styrelseledamot har attesträtt. Innan attestering görs ska rimligheten i räkningen bedömas. Ingen får attestera utbetalningar till sig själv eller till
medlemmar i sin egen familj. Utgående fakturor Fakturor från föreningen ska förvaras i särskild pärm och kassör
eller annan ska undersöka att betalning kommer in i tid och annars skicka
påminnelse samt, om nödvändigt, krav. Förvaring av ekonomiskt underlag Bokföringsunderlag ska, om inte annat beslutats av styrelsens
majoritet, förvaras på föreningslokalen. Förvaringen ska ske på betryggande vis. Kontantkassor Kontantkassor ska förvaras inlåsta på föreningslokalen. Normal växelkassa för fester är 2.000 kr. Vid större fester kan
större växelkassor bli aktuella. Normal handkassa för småutgifter är max 1.000 kr. Kontantkassor ska redovisas löpande. Bankning Vid fester och andra arrangemang ska pengarna, exklusive
växelkassan, bankas av personalen direkt efteråt i bankens servicebox. Ekonomiska rapporter Kassören ska lämna fullständiga och skriftliga ekonomiska
rapporter en gång i kvartalet. I samband med det ska kopior på bankens
kontoutdrag medfölja för samtliga konton. Dessutom ska verifikatspärmar samt
resultat- och balansräkningar kunna uppvisas för styrelsen. Halvårsbokslut ska upprättas. Kortare ekonomiska rapporter lämnas vid varje styrelsemöte,
skriftligt eller muntligt. Förskingring och stölder Om det misstänks att någon stulit eller förskingrat medel från
föreningen ska presidiet omgående kontaktas. Det åligger presidiet att om
misstankarna anses troliga att omgående kalla till styrelsemöte. Om misstankarna gäller firmatecknare eller presidiemedlem ska
personens ekonomiska ansvar omgående återkallas från bank, postgiro med mera.
Personen ska i avvaktan på utredning fråntas allt ekonomiskt ansvar och rätt
att verka i föreningens namn. Ekonomiska handlingar, nycklar och annat som är
kopplat till föreningens verksamhet ska fråntas personen. Eventuella koder
ska spärras. I första hand ska möjlighet till avbetalningsplan undersökas. I
andra hand ska polisanmälan övervägas. Om det rör sig om betydande belopp och
misstankarna anses vara starka ska polisanmälan alltid göras. Ekonomiska beslut Ekonomiska beslut fattas av presidiet eller styrelsen i
majoritet. Undantag: Beslut om inköp av hygienartiklar, förbrukningsmaterial och
mat/dryck till fester kan delegeras av presidiet eller styrelsen till enskild
person eller arbetsgrupp. De som är ansvariga för ett projekt/arbetsområde får själva ta
beslut om inköp av fika på sina möten om kostnaden hålls inom rimliga gränser
och anses befogade. För projekt gäller att den person som är projektansvarig,
antingen för hela projektet eller del av det, också är ekonomiskt ansvarig
inom projektets ramar. Om styrelsen eller presidiet angivit en ekonomisk ram för ett
visst inköp eller projekt gäller den. Kostnader utöver ramen måste behandlas
på nytt och om de inte godkänds blir personen som gjort inköpet
betalningsskyldig för det som överstiger ramen. För personal se särskild rubrik. Projektpengar Om föreningen erhåller projektmedel ska styrelsen besluta om vem
som ska vara projektansvarig och därmed ekonomiskt ansvarig. Projektansökningar ska alltid godkännas av styrelsen innan de
skickas iväg. Projektrapporter ska alltid godkännas av styrelsen innan de
skickas till bidragsgivare. Personal Personalansvarig/a ska utses av styrelsen. Om personalansvarig
inte har utsetts åligger ansvaret ordföranden. Personalansvarig/a fattar beslut om ledighet, semester etc och
kassör ser till att lön utbetalas i tid. Löne- och skattehantering kan
överlåtas på annan person om styrelsen så beslutar. Beslut om avtalsenliga lönehöjningar ska redovisas till
styrelsen. Övriga lönehöjningar måste beslutas av styrelsen i majoritet. Beslut om eventuella löneförmåner fattas av styrelsen i
majoritet. Personalvårdande insatser som inte överstiger 500 kronor per
tillfälle, eller 2.000 kronor per år, får fattas av presidiets majoritet. Presidiet kan delegera vissa mindre ekonomiska beslut,
exempelvis inköp av frimärken och fika, till personalen. Med personal avses även arbetsmarknadsåtgärder. Arvoden Arvoden kan i undantagsfall betalas ut vid enstaka tillfällen,
exempelvis som ersättning för förlorad arbetsförtjänst. För detta krävs
beslut av styrelsens majoritet. Undantag: För projekt kan särskilda beslut om arvodering godkännas om de
faller inom projektets ramar. För hivprojektet framgår arvodesregler av dokumentet
"Riktlinjer för ersättningar från hivprojektet". För skolinformationer utgår normalt ersättning. För närvarande
(2002-03-03) fakturerar föreningen 210 kronor per informatör och varje påbörjad
40 minuters pass. Av detta behåller föreningen 15 procent. Maximal ersättning
är 800 kr per dag, om inte presidiets eller styrelsens majoritet beslutat
annat. Om det bara är en informatör faktureras normalt 50 % ytterligare, som
tillfaller föreningen i sin helhet. Detsamma gäller om föreningen kommit
överens om en högre ersättning med skolan. Traktamenten För arbete inom hivprojektet, exempelvis vid deltagande på
konferenser. utbetalas normalt skattefritt traktamente enligt RSV:s normer.
För andra uppdrag inom föreningen utgår inte traktamente om inte styrelsens
majoritet beslutat annat. Bilersättningar Skattefri bilersättning utgår om inget annat beslutats enligt
statliga normer vid arbete åt föreningen. Styrelsens majoritet kan besluta
att tillfälligt eller permanent sätta ned ersättningen. Enligt beslut av
styrelsen ska 16 kr per mil gälla som ersättning även om den statliga
schablonen höjs. Ersättning för bussresor Ersättning för resor med buss i samband med föreningsarbete ges
mot redovisning av biljett alternativt att kostnaden kan styrkas enligt
uppgift från bussbolag etc. Ersättning för taxiresor Föreningen står för resor med flygtaxi vid anslutning till flyg
på hemmaplan. Billigaste taxibolag bör nyttjas. Om avståndet till flygplatsen
är långt bör det dock övervägas om andra möjligheter finns att ta sig dit. Taxiresor av övrigt slag ska så långt det är möjlig undvikas,
men kan i vissa fall, när det av tidsbrist eller tillgänglighetsproblem är
nödvändigt, godkännas av presidiets eller styrelsens majoritet. Om resa som utan tillstånd genomförts inte godkänds ska den
debiteras aktuell person. I Stockholm ska i första hand företag som
föreningen har avtal med nyttjas (för närvarande, 2002-03-03, Taxi 020). Anslutningsresor i Stockholm och på andra orter ska i normalfall
ske med allmänna kommunika-tionsmedel, det vill säga inte taxi eller flygtaxi
(om inte det blir billigare eller obetydligt dyrare). Ersättning för flyg och tåg Föreningen står för kostnader för tåg och flyg i samband med
kurser, konferenser etc. Billigaste möjliga biljett ska bokas och biljetter
bör om möjligt bokas i god tid. Person som insjuknar ska själv se till att biljetten avbokas
enligt gällande regler så att föreningen inte drabbas av onödiga kostnader.
Eventuellt läkarintyg ska betalas av personen själv. Flygresor ska i första hand bokas hos det bolag som föreningen
har avtal med, för närvarande SAS och FlyNordic. Resor ska ej bokas via
resebyråer eller andra som tar ut administrativa avgifter, om det inte blir billigare
totalt sett. Om en person som ska resa får förhinder av annat skäl än sjukdom
eller om sjukintyg inte lämnas in inom begärd tidsfrist ska resenären stå
för alla de merkostnader som uppstår för föreningen. Undantag för
detta kan i undantagsfall göras efter beslut av presidiets majoritet om
resenären lämnar en skriftlig godtagbar förklaring. Om det går att byta namn på biljetten och en annan person kan
åka istället ska föreningen stå för detta om det utgör en merkostnad på
maximalt 500 kronor. Om kostnaden överstiger detta ska den ursprungliga
resenären stå för överskjutande andel om inte presidiets majoritet beslutat
annat efter en skriftlig begäran av resenären. Den som ska medverka på en kurs eller konferens och är utsedd
till det av styrelsen eller i förekommande fall annan ansvarig (exempelvis
presidiet eller projektledare) bokar själv sina biljetter enligt ovanstående
bestämmelser och får för detta tillgång till föreningens kundnummer hos
aktuellt reseföretag. Om det inte går att boka lågprisbiljetter ska någon i presidiet,
alternativt annan ansvarig (exempelvis projektledare), först kontaktas
för godkännande av den merkostnad som blir. Har sådant godkännande inte
lämnats får resenären själv få stå för den merkostnad som uppstår, om inte
presidiets majoritet efter skriftlig begäran av resenären beslutar annat
i efterhand. Vid bokning av flyg står föreningen för servicekostnaden
för internet- eller telefonbokning, men eftersom serviceavgiften på telefon
hos vissa flygbolag är särskilt hög för business class-biljetter och
utlandsresor bör vid dessa tillfällen bokningen i första hand ske genom
internet om det är billigare. Ersättning för telefon Föreningen kan lämna telefonersättning om detta skriftligen
begärs och anses befogat. Styrelsens majoritet kan besluta om schablonmässig utbetalning
av telefonersättning till enstaka personer i styrelsen månads- kvartals-,
halvårs, eller årsvis. Nivån ska fastställas från person till person och
bedömas vara rimlig. För att få ut ersättningen måste det skriftligen begäras
för varje tillfälle. Ersättning för logi Ersättning ges för rimlig boendekostnad på hotell, vandrarhem
etc om det behövs i samband med konfererser, kurser etc. Representation Representation ska vara måttlig, men kan i vissa fall vara befogad
och då bestå av exempelvis inköp av blommor, chokladask eller present. Inom hivprojektet godkänds inte representation med alkohol. I övrig föreningsverksamhet ska sparsamhet råda gällande
representation med alkohol, framför allt på restaurang. Vid vissa tillfällen
kan det dock vara befogat att bjuda på alkohol och då ska detta beslutas av
minst två av presidiets medlemmar. Vid representation ska syftet anges på fakturan/kvittot, samt
vilka som deltagit. Nycklar Nycklar till föreningslokalen ska kvitteras ut och återlämnas
när man avslutar föreningsuppdrag. Styrelsen beslutar hur många
nyckeluppsättningar som ska finnas och vilka som ska få nycklar. Festpersonal Vid arbete på fest-, kafé- och temaarrangemang ges ersättning
för resa enligt ovan. I vissa fall kan föreningen också stå för enklare
boende om det anses nödvändigt. Personalen får behålla eventuell dricks. Personalen får äta gratis av föreningens mat och dricka gratis
av alkoholfri dryck. Personalen betalar ingen entréavgift för arrangemang. Personalen ansvarar för ordning och vid alkoholservering för
kontroll av medlemskap. Festansvarig personal eller någon av presidiets medlemmar får ta
beslut om att bjuda enstaka gäster på mat eller dryck, exempelvis om någon
fyller år, vunnit en tävling eller kommer första gången. Festpersonal och presidiets medlemmar kan i undantagsfall
besluta att bjuda på månadsmedlemskap. Föreningen betalar en matersättning för varje person som arbetar
på en fest. Beloppet beslutas av styrelsen och är för närvarande max 100 kr
(2002-03-03). Beslut om högre ersättningar kan i undantagsfall, och om
synnerliga skäl finns, tas av minst två av presidiets medlemmar. Personal på fester ska innan ta del av upprättad checklista för
fester och följa det som där anges. Revision Föreningen ska vid årsmöte utse minst en revisor. Revisorer ska
fortlöpande få ta del av styrelseprotokoll och kallelser till styrelsemöten.
Om revisor önskar delta på styrelsemöte ska föreningen stå för kostnaderna så
länge de håller sig på en rimlig nivå. Budget Föreningen ska eftersträva att ha en budget för verksamhetsåret. Bokföring Bokföring ska ske regelbundet. Vid bokföring ska kontrolleras
att underlagen är attesterade. Tidsfrist för begäran av ersättningar Ersättningar som exempelvis arvode, traktamente, bilersättning
etc ska skriftligen begäras senast en månad efter att aktiviteten genomförts.
Efter det betalas ersättning endast ut vid synnerliga skäl och om presidiets
eller styrelsens majoritet så beslutar. Ändring av direktiv Ändringar i dessa direktiv görs av styrelsens majoritet. Vid varje revidering av direktiven ska ny version delas ut till
styrelse, revisorer och eventuellt andra förtroendevalda. Direktiven ska även
göras tillgängliga för medlemmar på föreningens hemsida på internet. |